L’organisation d’un événement en entreprise diffère de celle d’une manifestation ordinaire en famille, ou entre amis. Si vous avez donc un projet d’organisation d’événement pour votre entreprise, il est impératif que vous pensiez aux détails en vous faisant aider par une agence événementielle. Pour trouver l’agence idéale qui répond à vos besoins, il faut savoir chercher sur le marché. Voici les principaux critères de choix qui vous seront utiles dans votre recherche.
Le degré d’ingérence de l’agence
Si vous le souhaitez, l’agence événementielle peut s’occuper de toute l’organisation de votre événement. Prenez juste le soin de vous assurer qu’elle dispose de tout le nécessaire pour vous offrir une prestation à la hauteur de l’image de votre entreprise. Toutefois, l’expérience a montré que les résultats ne sont pas toujours intéressants dans ces cas.
Si vous souhaitez donc limiter les dégâts et éviter les surprises désagréables, faites appel à des agences spécialisées pour chaque partie de votre projet. Pour le volet animation ou communication, par exemple, il est conseillé de faire appel à un animateur professionnel des événements en entreprise. Et pour tous vos besoins de mobiliers relatifs à l’événement, consultez le site evenementiel-objet.fr. Ce site propose un large choix de mobiliers qui s’adaptent à votre projet. Par ailleurs, avant d’opter définitivement pour un professionnel, vous devez examiner d’un œil critique son degré de professionnalisme et son niveau d’expertise.
Évaluer le degré de compétence de l’agence
Pour choisir une agence d'organisation d’évènement en entreprise, il est important de connaître ses compétences pour la prestation que vous souhaitez lui confier. Cherchez donc à connaître dans un premier temps, ses différentes réalisations antérieures. Vous pourrez alors apprécier ses compétences et son professionnalisme.
L’agence prestataire doit également vous préciser la taille de ses événements antérieurs et leur nature (séminaire, salon d’exposition, convention, etc.). Est-ce qu’elle a pu les gérer seule ou en sous-traitance ? Toutes ces questions vous permettent de savoir si l’agence peut être à la hauteur de vos attentes pour le projet en cours.
Jauger l’expertise du prestataire
L’agence pour laquelle vous optez intervient-elle dans l’ensemble du projet ou seulement dans une partie ? L’essentiel dans tous les cas serait de s’assurer qu’elle est bien habilitée et dispose de toutes les ressources nécessaires pour répondre à vos exigences. Si elle est dotée d’une bonne expertise, elle doit pouvoir jouer également le rôle de conseillère, et celui d’organisatrice.
Selon votre projet, choisissez une agence spécialisée soit en organisation de soirée, de conférence de presse, de séminaires ou de relation de presse, etc. Vous pourrez alors avoir une prestation personnalisée qui répond à vos besoins.
La liste des anciens clients
Pour le choix d’une agence événementielle, il faut toujours avoir la présence d’esprit de vérifier la liste des anciens clients qui ont eu recours aux services de l’agence. Analysez l’effectif que font ses clients, leur réputation, ainsi que leur qualité. Vous serez alors mieux situé sur l’expertise et l’expérience de vos prestataires.
Si vous remarquez des clients de prestige sur la liste, cherchez à connaître le niveau d’ingérence de l’agence dans l’organisation de leurs évènements. Cependant, si vous voyez peu de clients dans leur portefeuille, cela ne signifie en aucun cas que vos prestataires ne sont pas compétents.
Par ailleurs, il serait aussi intéressant que l’agence traite avec des entreprises qui exercent dans le même secteur que vous. En effet, cela confirme qu’elle maîtrise bien les réalités de votre domaine. Vous pouvez avoir cette information en regardant dans son portefeuille.
Le contact avec l’agence prestataire
Ne négligez pas le premier rendez-vous avec vos prestataires. Ce contact est important, car il constitue un moyen pour vous d’établir une bonne relation avec l’équipe qui s’occupera de l’organisation de votre événement. Lors de la rencontre, mettez l’accent sur l’ouverture d’esprit de l’agence à propos de la problématique que vous posez.
Remarquez son degré d’enthousiasme, d’attention et de curiosité. Assurez-vous également qu’elle vous écoute plutôt que de vanter les mérites de son agence. En somme, il est important que vous établissiez une confiance réciproque, en vue d’une collaboration efficace, objective et plaisante. Et n’hésitez pas à réclamer un chef projet si cela ne vous est pas proposé de façon spontanée.
Pour l’organisation des événements de votre entreprise, choisissez donc différents prestataires qui interviendront sur chaque partie de votre projet. Tenez compte, des critères comme l’expertise et la renommée de chaque agence avant de choisir.
